5 инструментов в одном окне: сколько школа теряет на разрозненности

Директор частной школы садится вечером свести цифры. На экране четыре вкладки: CRM с заявками от родителей, электронный журнал с оценками и посещаемостью, таблица в Google, где бухгалтер вручную сводит оплаты, и 1С, куда раз в месяц выгружается финальная отчётность для владельцев и налоговой. Впереди учебный год на 400 учеников — это 400 платежей, и за каждым нужно проследить: пришли деньги вовремя, кто задолжал, сколько заработал каждый педагог за проведённые занятия.

Каждый инструмент по отдельности справляется со своей задачей. Журнал ведёт оценки. Таблица считает деньги. CRM хранит заявки и историю переписки с родителями. Сложности начинаются там, где эти данные должны встретиться друг с другом: чтобы посчитать зарплату педагога, нужно свести часы из журнала с расценками из таблицы. Чтобы понять, сколько школа заработает в этом месяце, нужно сопоставить оплаты из CRM с расписанием занятий. Данные лежат в разных местах, и кто-то должен вручную перекладывать их между инструментами. Обычно этим занимается сам директор, бухгалтер или администратор поздно вечером.

Школа редко выбирает набор из пяти инструментов сразу и обдуманно. Сначала появляется CRM: нужно не терять родителей на этапе первого звонка и записи на экскурсию. Потом добавляется электронный журнал: бумажные дневники и тетради с оценками перестают справляться с объёмом, когда учеников становится больше сотни. Дальше бухгалтер просит отдельную таблицу для сведения оплат, потому что встроенных отчётов в журнале для этого недостаточно. А к концу года нужна финальная отчётность в 1С: для владельцев и для налоговой, в формате, который понятен бухгалтерии.

Каждое из этих решений логично на своём этапе роста. Сложность появляется позже: на старте школы почти никто не задумывается о том, как эти инструменты будут существовать вместе через три-четыре года, когда набор вырастет с 50 учеников до 400. А когда это время приходит, поменять уже сложившийся набор инструментов заметно труднее, чем в очередной раз добавить ещё один: свою CRM для допобразования, свой сервис для учёта смен в лагере, ещё одну таблицу для нового направления. Так один связный контур распадается на пять частично пересекающихся инструментов, и каждый новый ученик, каждый новый платёж проходит через них по очереди.

На рынке есть более простые и понятные решения: например, AlphaCRM или Moji. У них меньше функций, зато разобраться в них можно быстрее, потому что каждый инструмент решает одну задачу без лишних разделов, которые не нужны прямо сейчас.


Когда школа растёт, увеличивается число задач. AlphaCRM закрывает саму CRM-часть: заявки, воронку, коммуникацию с родителями. Задачи, связанные с учебным процессом, в ней не решаются. Moji сильнее в части электронного журнала, но дороже и пока охватывает меньше функций финансового учёта. Школе, которая выросла из режима «одна задача, одна программа», приходится либо мириться с ограничениями, либо возвращаться к тому же набору из нескольких инструментов, от которого хотелось уйти.

Чем больше функций в одной платформе, тем дольше в неё нужно вникать на старте. Разработчики предупреждают об этом заранее, и первые недели работы с платформой, где объединены CRM, учебный процесс и финансы, действительно требуют больше времени, чем с узким специализированным сервисом. На этапе внедрения школе даётся персональный менеджер: разобраться в инструменте с таким набором возможностей сложнее в одиночку.

Зарплата педагогов считается сама. Педагог отчитывается о занятии на платформе: провёл, отменил, перенёс. Дальше расчёт идёт автоматически, по заранее настроенным расценкам для каждого формата: групповые занятия, индивидуальные, вводные уроки. Для 25 педагогов и нескольких видов оплаты это заменяет часы ручной сверки одним отчётом, который директор открывает в конце месяца уже готовым.

Должники видны сразу, без отдельного контроля. Платформа сама отправляет уведомление за несколько дней до срока оплаты, каждому родителю в его собственный срок, если сроки различаются. Если оплата не пришла, ученик автоматически попадает в список должников с точной суммой и датой просрочки.

Заявки не теряются между звонком и договором. Каждая заявка от родителя видна в CRM-воронке на всех этапах: первый контакт, запись на экскурсию, пробное занятие, подписание договора. Руководитель отдела продаж видит, на каком этапе застряла каждая заявка. По итогам месяца доступна сквозная аналитика по каналам и по каждому сотруднику отдела продаж отдельно.

Если ребёнок заболел, он подключается к трансляции урока через видеосвязь и слушает занятие из дома, не выпадая из программы на неделю. Каждое занятие записывается автоматически, платформа сама отмечает присутствовавших учеников и прикладывает транскрибацию урока — платформа также оценивает, насколько хорошо прошло занятие, и это может использовать сам педагог для самопроверки или методист школы. Разработчики сейчас тестируют такую же функцию для офлайн-занятий: камера в кабинете распознаёт присутствующих детей и сама передаёт данные о посещаемости в журнал.

CRM подключается к каналам, откуда школа получает заявки: сайтам на Тильде, квизам, группам ВКонтакте, ботам в Telegram и Max, WhatsApp, объявлениям на Авито. Интеграция с телефонией записывает звонки автоматически и передаёт запись в CRM вместе с расшифровкой, а встроенный ИИ-инструмент разбирает звонок на темы и оценивает качество разговора. Подключение к ВКонтакте, Telegram-ботам и ботам в Max входит в стоимость тарифа без дополнительной платы. WhatsApp и Авито оплачиваются отдельно, потому что за доступ к этим каналам сами сервисы берут плату.

Школа сама выбирает шкалу оценивания: можно оставить привычную пятибалльную, перейти на 10-, 12- или 100-балльную, или использовать буквенную шкалу ABCD. Если домашние задания и контрольные размечены по темам, платформа собирает по ним отдельную аналитику: директор или педагог может увидеть, что ученик за полгода решил сто заданий по тригонометрии и тридцать из них выполнил неправильно. Такая деталь подсказывает педагогу, где у ребёнка пробел, ещё до итоговой контрольной.

Отчёт для родителей собирается автоматически на основе оценок, статусов посещаемости и комментариев педагогов, и отправляется в личный кабинет или на почту.

Геймификация даёт ученику стимул возвращаться к учёбе с удовольствием: за выполнение заданных действий он копит баллы, покупает на них подарки в магазине внутри платформы или поднимается в общем рейтинге. Одна школа собрала вокруг этого тему Гарри Поттера: разделила учеников по факультетам и раз в полгода вручает награды за баллы.

Мобильное приложение даёт доступ ко всему этому с телефона: расписание, чаты, электронный журнал, каталог курсов, уведомления по каждому событию отдельно — от напоминания об оплате до сигнала перед началом занятия. На платформе есть также библиотека и база знаний для учебников и внутренних регламентов, и раздел Task Tracker для управления задачами сотрудников.

Директор видит полную финансовую картину без сведения таблиц: отчёт P&L показывает, сколько школа заработала по каждому направлению и классу, отчёт ДДС — сколько денег поступило за месяц. Обе цифры формируются автоматически на основе платежей, прошедших через платформу.

Переход обычно растягивается на несколько месяцев. Первый шаг — MVP: минимальный набор функций, без которого школа не может обходиться прямо сейчас. Одной школе для начала хватает электронного журнала и приёма оплат. Второй важнее сразу подключить CRM, чтобы не терять заявки в высокий сезон приёма.

На этом этапе команда внедрения созванивается со школой еженедельно, иногда чаще, и помогает настроить платформу под задачи школы. При плотной работе MVP запускается за 2–4 недели. Есть примеры школ на 500–700 учеников, которые за три недели полностью перевели всех учеников и родителей на новую платформу.

Стоимость платформы считается по количеству активных пользователей: сотрудников и учеников, которые заходили на платформу хотя бы раз за неделю. Родители не тарифицируются и могут быть на платформе в любом количестве.

Тарифная сетка построена на пороговых значениях: 100 или 300 активных пользователей. Школа на 250 человек (например, 200 учеников и 50 сотрудников) укладывается в тариф на 300 и платит около 15 тысяч рублей в месяц, а при оплате сразу на год, со скидкой 20%, это выходит примерно в 12 тысяч рублей в месяц.

Школа поменьше, на 80–100 активных пользователей, попадает в тариф на 100 пользователей. Здесь стоимость ниже, и платформа предлагает особые условия для только открывшихся проектов. По мере роста набора школа переходит на тариф на 300: растёт только порог активных пользователей, остальные настройки личного кабинета сохраняются.