Расчёт зарплаты и приём оплат в частной школе: как убрать ручной труд

Бухгалтер частной школы в конце месяца открывает две программы одновременно. Первая хранит отметки педагогов о проведённых занятиях. Вторая — таблица с расценками по каждому формату. Задача на вечер: свести эти данные и понять, кому сколько заплатить.

Процесс идёт в два шага, и оба выполняются вручную. Сначала педагог отчитывается о занятии: провёл, отменил, перенёс. Дальше бухгалтер, а в небольшой школе часто сам директор, открывает эти отметки, сверяет с расценками для нужного формата (групповое занятие, индивидуальное, вводный урок) и вручную считает итоговую сумму по каждому педагогу. При 20–30 сотрудниках и нескольких схемах оплаты это часы работы каждый месяц, и в процессе легко потерять один отчёт или ошибиться в цифре.

Параллельно идёт такой же процесс с оплатами от родителей: деньги приходят на карту, на счёт школы, иногда наличными, и кто-то должен свести это с тем, кто сколько должен был заплатить и по какому тарифу.

Списание по расписанию закрывает основной поток платежей, но не единственный. Родитель иногда хочет разовую вещь: докупить курс для ребёнка, оплатить пробное занятие, внести доплату за поездку. Для таких случаев есть второй путь оплаты.

Менеджер отдела продаж заходит в карточку сделки в CRM и создаёт ссылку на оплату под эту покупку. Ссылка уходит родителю в мессенджер или на почту, и после оплаты школа сама решает, что произойдёт дальше: если это новый курс, он появляется в личном кабинете ученика вместе с доступом к материалам, если это разовое занятие, средства зачисляются на баланс.

Приём оплат подключается через интернет-эквайринг: родитель получает ссылку на оплату и переводит деньги напрямую, без наличных и без отдельного похода в банк для школы. Настройка подключения занимает около двух недель, если школа готова предоставить документы для банка.

Дальше платформа берёт на себя напоминания. Директор задаёт правило: за сколько дней до срока оплаты отправить уведомление. Сроки у семей часто разные — кому-то нужно заплатить до 5 числа, кому-то до 20, кому-то до 31, и платформа учитывает это для каждой семьи отдельно.

Если оплата не пришла вовремя, ученик автоматически попадает в список должников с точной суммой и датой просрочки. Администратору не нужно вручную листать таблицу с датами платежей, чтобы это заметить: список формируется сам, и на него можно опираться при звонке родителю.

В конце месяца директору обычно нужны две цифры: сколько школа заработала и сколько денег поступило на счёт. Это разные вещи, если часть родителей платит на несколько месяцев вперёд или, наоборот, задерживает оплату.

Отчёт P&L показывает начисленную выручку по каждому направлению и классу за выбранный период: сколько должно было прийти денег за обучение, вне зависимости от даты платежа. Отчёт ДДС показывает движение денег по счёту: сколько поступило в этом месяце.

Оба отчёта строятся автоматически на основе платежей, которые уже прошли через платформу. Отдельная выгрузка цифр в Excel для сведения перед показом владельцам школы не нужна. При необходимости отчёт можно выгрузить и туда, уже как готовый файл.

Если сложить всё, что происходило вручную: сверку отчётов педагогов, расчёт зарплаты, сведение оплат от родителей, поиск должников в таблице — получается несколько часов каждую неделю на школу среднего размера. За учебный год это десятки часов, которые бухгалтер или директор тратит на перенос одних и тех же цифр из одного места в другое, вместо того чтобы заниматься развитием школы.

После перехода на автоматический расчёт эти часы освобождаются почти полностью. Отчёт педагога сразу становится основой для зарплаты. Оплата от родителя сразу видна в списке платежей. Директор получает не только сэкономленное время, но и уверенность в цифрах: отчёт для владельцев собирается из тех же данных, что видит бухгалтер, и не может разойтись с ними из-за ошибки при переносе.